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Sistema de gestión documental electrónica que garantiza el control de la disciplina de ejecución. El sistema proporciona simultáneamente herramientas de colaboración para que los empleados trabajen con documentos e instrumentos listos para automatizar los procesos de gestión documental y el control de la ejecución de las tareas. Funciones principales del sistema de gestión documental electrónica Las funciones principales del sistema de gestión documental electrónica son: — registro de documentos; — control de ejecución de documentos; — control del movimiento de documentos en papel y electrónicos, mantenimiento del historial de trabajo con documentos; — creación y edición de atributos de documentos; — generación de informes sobre la gestión documental de la empresa; — creación de documentos directamente en el sistema; — trabajo con versiones de documentos, documentos complejos multicomponente y multiformato, y archivos adjuntos; — distribución electrónica de documentos; — trabajo con documentos en carpetas; — reducción de los costos de acceso a la información y procesamiento de documentos. Ventajas de la gestión documental electrónica Las principales ventajas de la gestión documental electrónica incluyen: — almacenamiento de documentos centralizado, estructurado y sistematizado en un archivo electrónico; — reducción de los gastos de impresión, envío postal y almacenamiento de documentos en papel; — enfoque uniforme para los procedimientos de formación y procesamiento de documentos (registro, aprobación, etc.); — reducción del tiempo de entrega, registro y aprobación de documentos; — rapidez en la firma de documentos; — posibilidad de realizar cualquier operación con documentos las 24 horas del día en línea: búsqueda, descarga, impresión, comparación, rechazo, así como seguimiento de su movimiento; — búsqueda rápida de documentos. — en el sistema de gestión documental electrónica, la organización puede no imprimir documentos, sino almacenarlos en un archivo electrónico. — en caso de necesidad, los documentos almacenados en el archivo pueden imprimirse si es necesario.